Kebijakan Privasi SPOC Saya Peduli

1 Pengelola dan ruang lingkup

SPOC Saya Peduli dikelola oleh Yayasan Amal Saya Peduli (LAZNAS Saya Peduli). Kebijakan ini berlaku atas data yang diproses melalui aplikasi SPOC dan layanan pendukung yang berada dalam kendali kami, termasuk layanan komunikasi WhatsApp Business yang terhubung.

Akun petugas disediakan atau diberi akses oleh administrator organisasi. Aplikasi seluler saat ini menggunakan login akun yang sudah tersedia. Pelanggan atau donatur yang mengirim pesan WhatsApp dapat mempunyai data percakapan dalam sistem tanpa memiliki akun petugas SPOC.

Data berasal dari informasi yang Anda sampaikan, organisasi yang memberikan akses, layanan WhatsApp yang terhubung, serta penggunaan aplikasi dan perangkat. Untuk kunjungan website atau layanan donasi di luar SPOC, baca juga Kebijakan Privasi Saya Peduli.

2 Data yang diproses

Jenis data bergantung pada fitur yang dipakai dan hak akses akun. Kontak yang ditampilkan dalam SPOC berasal dari sistem layanan/CRM yang terhubung. Jangan menyertakan informasi sensitif yang tidak diperlukan dalam percakapan atau lampiran.

Isi pesan atau dokumen dapat memuat data pribadi pihak lain yang Anda sertakan. Pastikan Anda mempunyai kewenangan atau dasar yang sesuai untuk membagikannya. Akses petugas terhadap data tersebut dibatasi oleh peran dan ruang lingkup organisasi.

3 Tujuan dan dasar pemrosesan

• Memverifikasi akun, mengatur sesi, organisasi dan hak akses, serta mengamankan penggunaan aplikasi.
• Memberikan layanan komunikasi yang diminta: pesan, lampiran, panggilan, tindak lanjut pelanggan, serta koordinasi petugas.
• Menampilkan konteks kontak/donatur dan membantu pembuatan atau tindak lanjut donasi sesuai kewenangan petugas.
• Mengirim notifikasi operasional, mengelola penugasan, mendiagnosis gangguan, dan menjaga keandalan layanan.
• Memenuhi kewajiban pencatatan dan akuntabilitas, mencegah penyalahgunaan, menangani sengketa, dan memenuhi permintaan privasi.

Dasar pemrosesan mengikuti kegiatan terkait: pelaksanaan layanan atau hubungan kerja sama, pemenuhan kewajiban hukum, kepentingan yang sah dengan mempertimbangkan hak subjek data, atau persetujuan apabila diperlukan. Izin perangkat diminta untuk fungsi yang memerlukannya. Pemasangan aplikasi atau pembacaan kebijakan ini bukan persetujuan tanpa batas atas seluruh penggunaan data.

4 Izin dan akses perangkat

• Mikrofon: dipakai saat menerima atau melakukan panggilan WhatsApp. Selama panggilan berlangsung, akses dapat tetap aktif ketika aplikasi berada di latar belakang. Menolak izin ini membuat komunikasi suara tidak dapat berjalan.
• Foto, video dan dokumen: berkas yang dipilih petugas diproses untuk dilampirkan dan dikirim ke percakapan. Pemilihan dilakukan melalui pemilih media atau dokumen perangkat.
• Notifikasi: dipakai untuk pesan, panggilan masuk, dan indikator pesan belum dibaca. Tampilan notifikasi dapat memuat informasi percakapan; atur pratinjau layar kunci pada perangkat jika diperlukan.
• Tampilan panggilan dan layanan aktif: Android dapat menampilkan panggilan masuk pada layar terkunci dan mempertahankan layanan panggilan selama digunakan. Ketersediaannya mengikuti izin dan pengaturan sistem perangkat.
• Koneksi internet: diperlukan untuk login, sinkronisasi layanan, pengiriman pesan, lampiran, notifikasi, dan panggilan.

Anda dapat mengubah izin melalui pengaturan aplikasi pada perangkat. Pencabutan izin membatasi fungsi terkait dan tidak otomatis menghapus data yang sudah tersimpan di server.

5 Penerima dan penyedia layanan

Data diakses petugas dan administrator yang berwenang serta pihak yang diperlukan untuk menjalankan fungsi layanan. Data pribadi tidak diperjualbelikan.

• Meta / WhatsApp Business Platform: memproses identitas WhatsApp, pesan, lampiran, status pengiriman, dan informasi yang diperlukan untuk komunikasi serta panggilan.
• Expo Push Service dan Google Firebase Cloud Messaging: membantu pengiriman notifikasi Android menggunakan token perangkat dan muatan notifikasi. Pada perangkat iOS, pengiriman juga menggunakan layanan push Apple sesuai platform yang digunakan.
• Penyedia infrastruktur: membantu hosting, penyimpanan media, koneksi, dan pengamanan layanan sesuai fungsi masing-masing.
• Penerima pesan dan pihak layanan: menerima informasi yang Anda kirim atau yang diperlukan untuk menangani permintaan Anda. Pesan yang sudah diterima pihak lain dapat mempunyai salinan di luar kendali kami.
• Pihak berwenang: dapat menerima data bila diperlukan berdasarkan kewajiban hukum, permintaan yang sah, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa.

Penyedia global dapat memproses data di luar Indonesia. Pembagian dan transfer harus dibatasi pada tujuan yang sah serta mengikuti persyaratan pelindungan data yang berlaku. Pemrosesan yang dilakukan penyedia atas layanannya sendiri juga tunduk pada kebijakan penyedia tersebut.

6 Keamanan dan penyimpanan perangkat

SPOC menggunakan autentikasi akun, pembatasan hak akses menurut organisasi dan penugasan, serta pencatatan tindakan yang relevan. Pada aplikasi seluler, informasi sesi disimpan menggunakan fasilitas penyimpanan aman perangkat. Versi web menggunakan penyimpanan browser untuk sesi. Layanan publik menggunakan koneksi HTTPS.

Keluar dari aplikasi menghapus sesi lokal; tindakan tersebut berbeda dari penghapusan akun atau riwayat di server. Media yang ditampilkan, diunduh atau dibagikan dapat tersimpan pada perangkat atau aplikasi penerima. Lindungi perangkat dengan pengunci layar dan jangan membagikan kata sandi, kode MFA, maupun akun petugas.

Jika terjadi dugaan akses tanpa izin atau insiden data, segera hubungi kontak privasi. Penanganan, pembatasan dampak, dan pemberitahuan kepada pihak terkait dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Pengamanan mengurangi risiko, tetapi tidak menjamin bahwa sistem selalu bebas dari gangguan atau akses tidak sah.

7 Masa penyimpanan data

Masa penyimpanan ditentukan berdasarkan jenis data, tujuan layanan, hubungan akun dengan organisasi, keamanan, kewajiban pencatatan, dan kebutuhan penyelesaian sengketa. Tidak semua kategori memiliki masa simpan yang sama.

• Akun, perangkat dan sesi: digunakan selama akses layanan diperlukan, dengan catatan keamanan tertentu tetap disimpan sesuai kebutuhan yang sah.
• Pesan, lampiran dan riwayat panggilan: disimpan sesuai kebutuhan penanganan layanan dan kebijakan retensi organisasi. Data yang tidak lagi diperlukan dapat dihapus atau dianonimkan melalui proses yang berwenang.
• Transaksi, bukti donasi dan catatan keuangan: dapat dipertahankan untuk audit, akuntabilitas, atau kewajiban hukum walaupun akses akun sudah berakhir.
• Catatan persetujuan, penghentian komunikasi, audit dan permintaan privasi: dapat dipertahankan untuk membuktikan tindakan yang dilakukan, menghormati pilihan pengguna, dan mencegah penyalahgunaan.
• Cadangan atau penahanan untuk sengketa/kewajiban hukum: dapat membatasi waktu penghapusan. Akses terhadap data yang masih perlu disimpan harus dibatasi pada tujuan tersebut.

Anda dapat meminta penjelasan kategori yang masih disimpan dan dasar penyimpanannya. Penghapusan tidak boleh digunakan untuk menghilangkan catatan yang masih wajib dipertahankan; pembatasan yang berlaku akan dijelaskan saat permintaan dinilai.

9 Pilihan dan kendali pengguna

Petugas dapat keluar dari akun, mengelola izin aplikasi melalui pengaturan perangkat, membatasi pratinjau notifikasi, dan meminta perubahan akses kepada administrator. Pelanggan dapat meminta penghentian komunikasi promosi atau koreksi data melalui saluran resmi. Penarikan persetujuan tidak membatalkan pemrosesan sah yang telah dilakukan sebelumnya atau kewajiban penyimpanan yang masih berlaku.

Menghapus aplikasi dari perangkat tidak otomatis menghapus akun, pesan, atau data di server. Gunakan prosedur pada bagian penghapusan untuk mengajukan permintaan tersebut.

10 Privasi anak

SPOC merupakan aplikasi kerja untuk petugas yang diberi kewenangan organisasi, bukan layanan yang ditujukan kepada anak sebagai pengguna aplikasi. Jika percakapan layanan memuat data anak atau penerima manfaat, petugas wajib membatasi data pada kebutuhan yang sah dan memperhatikan persetujuan orang tua/wali apabila disyaratkan. Orang tua atau wali dapat menghubungi kami untuk meminta peninjauan, koreksi, atau penghapusan data terkait.

11 Perubahan kebijakan

Kebijakan dapat diperbarui ketika fitur, penyedia layanan, tujuan pemrosesan, atau persyaratan yang berlaku berubah. Tanggal pembaruan ditampilkan pada halaman ini. Perubahan penting disampaikan melalui saluran layanan yang relevan, dan persetujuan baru diminta apabila diperlukan. Hak atas data pribadi tetap mengikuti ketentuan yang berlaku, termasuk UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.