Pembatasan akses sesuai kewenangan
Akses terhadap data layanan diberikan sesuai kebutuhan tugas dan kewenangan akun. Peran, organisasi/unit, serta penugasan digunakan untuk membatasi fungsi dan data yang dapat diakses petugas. Kepemilikan akun tidak berarti petugas berhak membuka semua data.
Akun harus digunakan oleh pemilik yang berwenang. Perubahan tugas atau berakhirnya hubungan dengan organisasi perlu ditindaklanjuti dengan peninjauan akses oleh administrator. Catatan tindakan operasional yang relevan membantu menelusuri penggunaan sistem.
Koneksi dan akses layanan resmi
Layanan publik menggunakan koneksi HTTPS untuk melindungi pengiriman data antara perangkat dan layanan. Periksa alamat website dan gunakan aplikasi atau tautan resmi ketika memasukkan informasi akun atau transaksi.
HTTPS tidak menggantikan kehati-hatian terhadap situs palsu, perangkat yang terinfeksi, atau pesan penipuan. Jika alamat atau permintaan terlihat tidak sesuai, hentikan pengiriman informasi dan konfirmasikan melalui kontak resmi yang sudah Anda ketahui.
Keamanan akun dan perangkat
Gunakan kata sandi yang tidak dipakai bersama orang lain. Fitur autentikasi tambahan mengikuti ketersediaan dan kebijakan akun. Kode OTP/MFA dan recovery code tidak boleh dibagikan kepada pihak yang tidak berwenang, termasuk melalui permintaan yang mengatasnamakan petugas.
- Aktifkan pengunci layar dan jaga perangkat yang digunakan untuk mengakses data.
- Keluar dari akun setelah memakai perangkat bersama; jangan menyimpan sesi pada perangkat yang tidak Anda kendalikan.
- Batasi pratinjau notifikasi pada layar terkunci jika informasi percakapan perlu dilindungi.
- Perbarui aplikasi dan sistem perangkat melalui sumber yang resmi.
- Laporkan perangkat hilang atau dugaan pengambilalihan akun agar akses terkait dapat ditinjau.
Berkas, ekspor, dan salinan data
Berkas yang diunduh, diekspor, atau diteruskan mempunyai risiko tambahan karena salinannya dapat berada di luar aplikasi asal. Petugas wajib menggunakan saluran yang sesuai dan hanya membagikan data kepada penerima yang berwenang.
Jangan menaruh ekspor data pribadi di tautan publik, percakapan kelompok yang tidak terkait, atau perangkat bersama tanpa pengamanan. Cadangan dan catatan yang masih diperlukan untuk layanan atau kewajiban lembaga tetap harus dibatasi aksesnya dan mengikuti kebijakan retensi.
Melaporkan dan menangani dugaan insiden
Jika menemukan dugaan akses tanpa izin, salah kirim informasi, atau kebocoran data, hubungi kontak privasi. Sampaikan layanan terkait, waktu kejadian, dan uraian masalah; jika mengirim tangkapan layar, tutupi informasi rahasia yang tidak diperlukan.
Penanganan meliputi penilaian kejadian, pembatasan dampak, dan tindak lanjut sesuai cakupan yang dapat dikendalikan. Pemberitahuan kepada subjek data dan pihak berwenang dilakukan apabila diwajibkan oleh ketentuan yang berlaku. Pengamanan mengurangi risiko, tetapi bukan jaminan bahwa setiap sistem selalu bebas gangguan atau insiden.